コミュニケーション能力向上の秘訣!

会話している人 仕事ハック
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伝え方であなたの評価は向上する

コミュニケーション能力とは


「対人的なやり取りにおいて、お互いの意思疎通をスムーズにするための能力のこと」


日本経済団体連合会が2017年に実施した「新卒採用に関するアンケート調査結果」では、新卒採用の際に選考で重視する点として「コミュニケーション能力」が15年連続で1位


https://www.kaonavi.jp/dictionary/communication-skills/

仕事の中心は人と人のコミュニケーションです。ここがうまくいかないと、実力のある人でも残念ながら評価は低くなってしまいます。

●何を言っているかわからないと言われてしまう

●上司に報告したのに伝わっていない

●お願いしていたこととは別の成果物(資料など)が出てくる

●相談したのに「何に悩んでいるかわからない」と言われる

上記の経験がある人は、今すぐ直すべきです。

そんな僕も、昔は「何を言っているか分からん!」とよく言われていました。 特にスケジュールがカツカツで進行していた場合、想定外の成果物が出てくると一気にピンチになります。

正直、間違っている時間はないんです。もったいないです。コミュニケーションを改善してスムーズな進行をしましょう。

さっそく、答えです。

話の伝わらない人のパターンは2つ。

1、話をしている対象を特定できていない
→照準を合わせるのがヘタ

2、話の内容が漠然としている
→照準は合っているが、ピントが合わない

では順々に見ていきましょう。

1、話をしている対象を特定できていない  (照準を合わせるのがヘタ)

一言で言うと、何に対して話をしているか「限定できていない」状況です。下記のコミュニケーションが繰り広げられます。

「あの件、okもらいました!(ドヤ顔)」

「…ごめん、何のこと?」

上司など偉い人は多くの案件を抱えていて多忙だから、「OKでした」といきなり言われても一瞬何のことかわからない。

この時点で上司だったらイラッとされてしまいます。

まだ「何のこと?」って指摘が入れば良いが、別の件と勘違いしていた場合はトラブルに発展します。「あの件OKって言ってたのにどういうこと?」って。想像できますよね。。

このような会話をしてしまう人は「一事が万事」で、いろんなパターンで同じことを繰り返してしまいます。その積み重ねで「イマイチ」な人と評価されてしまいます。非常にもったいないですよね。

●改善のポイント

まず改善を行うには、なぜこのような「伝わらない結果」になるのかの原因を分析しましょう。

主語が抜けている

あなたは伝えたいことについて頭にあるので「前提を無視」して話している、いわゆる「主語がない」状態です。相手はそもそも前提がないので、主語が無いと「何のこと?」って思うのです。

もし、理解してくれたとしても、相手は瞬間的に頭の中を巡らせて考えないといけないので負担をかけてしまいます。

状況説明が不足している

「OKなのはわかった、だけど誰にOKをもらったの?」ということを上司は気にします。

現場レベルでOKなのか責任者レベルでOKなのかでは状況が全く違います。

なので、次のように決まった文法で会話しましょう。

「以前に○○と伝えていた件で報告があります。○○した結果○○さんにOKをもらいました。」

これで相手に伝わります。あとは状況に応じて重要事を追加して報告してください。

ポイントは、相手の頭の中に情景が浮かんでいるか? です。

ちょっと時間がかかってしまうけどメールで先に内容を伝えておき、後から口頭説明はオススメです。相手も事前に内容が頭に入っているのでコミュニケーションがスムーズです。また文章に残しておくので「言った言わない」を防ぐこともできます。

2、話の内容が漠然としている  → 照準は合っているが、ピントが合わない

会話が具体的ではないので、コミュニケーションミスを起こしてしまう状況です。

「いつものように良い感じにお願いします。」
 →“いつも”・・・いつの事を指しているのだろうか
 →“良い感じ”・・・資料をキレイにすること? 案をたくさん出すこと?

「何か良い案だしてください。」
 →良い案とは地に足ついた案なのか、ぶっ飛んだ案なのか

ブレる要素が盛りだくさんです。仕事は複数人で行うことを前提としていますので、想像以上にブレがひどくなるでしょう。

●発注元(あなた) → 一次請け → 二次請け(孫請け)

●依頼元(あなた) → 広告代理店(営業) →広告代理店(社内スタッフ)

振り子をイメージしてください。依頼内容にブレがあると、振り子の下に行くほど大きなブレが生じます。

多数の人が絡む分、このブレの修正には時間がかかるので気をつけてください。

何より想定している成果物は出てこないし修正に時間がかかるので〆切までの時間が無くなり、最悪〆切に間に合いません。

〆切に間に合わないなんて最悪です。あなたの評価はだだ下がりですよね。

●改善のポイント

まず、原因分析です。

漠然とした依頼しか出来ないのは、「自分も押さえるべきポイントが分かっていない」からです。必ず目的と要件をまとめるようにしてください。

目的

①売上が上がること

②お客さんに満足してもらうこと

③何回も購入してリピーターになってもらうこと

上のうち何が目的なのでしょうか。決めないとブレます。

要件

①1ヶ月を期間として売上が1億あがること、ただし新規客からの購入を増やしたい

②お客さんの満足度向上を測定可能なものにする

③同じ商品を何度も買うよりも、他のラインナップを試したくなるような施策が欲しい

などなど、「目的」「要件」がわかればブレません。また簡単でも良いので文章でまとめるのがベストです。その文章が関係者全員に行き渡るので、さらにブレることはありません。

ここまでしてブレた内容が出てきたときの責任は相手にあるでしょう。

まとめ

繰り返しになりますが「仕事の中心は人と人のコミュニケーション」です。

このコミュニケーションミスを無くすということは、生涯に渡ってムダな時間を削減できますし、相手からの評価もあがります。

ぜひぜひ見直してください。

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